KOMUNIKAT

Szanowni Państwo,

w związku z nadal trwającą na terenie naszego województwa, ale również na terytorium całego kraju sytuacją kryzysową, związaną z epidemią koronawirusa, samorząd województwa ma świadomość, że niektóre organizacje pozarządowe zmuszone są do przesunięcia w czasie zaplanowanych działań, bądź całkowitej z nich rezygnacji.

Informujemy, że w takich sytuacjach będziemy indywidualne analizować każdy przypadek w taki sposób, aby umożliwić organizacji zrealizowanie projektu, włączając w to możliwości przesunięć wydatków, uznanie tych już poniesionych na zadania niezrealizowane w związku z epidemią, czy też umożliwienie zastosowania przesunięć w harmonogramach działań, jak również przedłużenie terminu na rozliczenie zadań publicznych.

W takich przypadkach organizacja, która nie będzie w stanie zrealizować zadania w zaplanowanym terminie w związku z np. brakiem grupy docelowej (uczniowie szkół itp.) winna wystąpić z pismem o zmianę terminu realizacji projektu.

Rozpatrzyć należy dwa przypadki:

1. Gdy oferent nie ma jeszcze podpisanej umowy - do każdego przypadku podchodzimy indywidualnie i stosujemy tryb z procedur – tj: § 2 ust. 20 (poniżej)

20. Oferent przystępujący do zawarcia umowy winien:

1) niezwłocznie przekazać wersję papierową oferty/aktualizację oferty (wraz z załącznikami) podpisaną przez osobę lub osoby uprawnione, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego dokumentu upoważnione są do reprezentowania Oferenta na zewnątrz i zaciągania
w jego imieniu zobowiązań finansowych lub przedstawić w przypadku zmiany zakresu rzeczowego bądź finansowego zadania aktualizację oferty, którą należy złożyć w sposób,
o którym mowa w ust. 19 pkt 2. Niezłożenie oferty bądź aktualizacji oferty w terminie 14 dni od otrzymania wezwania, skutkować będzie cofnięciem dotacji w drodze uchwały Zarządu Województwa;

2. Gdy oferent ma już podpisaną umowę - do każdego przypadku podchodzimy indywidualnie i stosujemy zapisy § 2 ust. 35 procedur (poniżej)

33. Oferent, z którym zawarto umowę, może zwrócić się do dyrektora na piśmie o wyrażenie zgody na aktualizację oferty dotyczącej zadania opisanego w umowie lub na przeznaczenie dotacji na inne pozycje wydatków niż określone wcześniej, nie później niż w ostatnim dniu realizacji zadania. Upoważnia się dyrektora do wyrażenia zgody na taki wniosek, o ile nie wpływa on na zwiększenie kwoty dotacji, nie narusza celu umowy, interesu Województwa oraz przepisów prawa. Zmiana istotnych w ocenie dyrektora warunków zawartej umowy może nastąpić wyłącznie w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności na podstawie aktualizacji oferty złożonej w formie elektronicznej i papierowej (wydruk z Generatora ofert). W sytuacji, o której mowa w § 2 ust. 7 Oferent składa propozycję aktualizacji oferty wyłącznie w wersji papierowej. Aktualizacja oferty stanowić będzie załącznik do umowy.

34. Zaproponowane przez Zleceniobiorcę zmiany w harmonogramie zadania niemające istotnego wpływu na realizację i koszty zadania, mogą zostać zaakceptowane przez dyrektora departamentu na piśmie bez konieczności sporządzania aneksu do umowy (np. liczba uczestników szkolenia, rajdu itp., termin szkolenia przesunięty o kilka dni, który zawiera się w ramach czasowych zadania, itp.).

35. W przypadku zadań, które nie były możliwe do zrealizowania z powodu ogłoszenia żałoby narodowej, zaistnienia siły wyższej lub ważnych, niemożliwych do przewidzenia okoliczności, stosuje się zapisy określone w ust. 33.

Należy zwrócić szczególną uwagę na art. 34 procedur (…), wskazujący propozycje zmian, które nie wymagają zastosowania aneksu do zawartej umowy. Wszystkie inne (istotne) zmiany (art. 33) będą nadal wymagały wprowadzenia odpowiednich aneksów do zawartych wcześniej z samorządem województwa umów.

Należy również pamiętać, że zadanie musi być zrealizowane w roku budżetowym (2020), jak również środki na jego realizację nie mogą zostać przesunięte na kolejny rok, tylko powinny być wydatkowane również w bieżącym roku.

W przypadku pytań czy wątpliwości jesteśmy do Państwa dyspozycji.